Vous avez une entreprise. Vous travaillez fort et vous y mettez toutes vos énergies. Comme on dit, une entreprise se bâtit avec de l’huile de bras et beaucoup d’heures de travail.
Vous avez peiné pour comprendre votre marché, vos clients cibles, vos compétiteurs et vous avez enfin mis en place votre stratégie de vente et de marketing.
Votre comptabilité
Maintenant vous devez vous occuper de votre comptabilité. Pour plusieurs entrepreneurs, la comptabilité est un mal nécessaire, un peu comme aller chez le dentiste. On le fait pour répondre aux exigences gouvernementales sans trop s’en préoccuper. Et pourtant! La comptabilité est le principal système d’information sur votre entreprise: C’est celui qui peut vous éviter de patauger dans l’incertitude, qui vous aidera à déterminer quelles sont vos activités rentables et celles qui le sont moins. De plus, votre comptabilité vous permettra de visualiser l’avancement et les progrès de votre entreprise dans le temps et sera un outil indispensable lors de la prise de décision pour de futures embauches ou d’expansion de vos activités.
Le plan comptable
Si vous débutez votre entreprise et même si vous en avez une depuis plusieurs années, vous devez configurer votre plan comptable pour vous donner l’information dont vous avez besoin et ce, dans le format qui vous sera le plus facile à comprendre. Un système comptable doit refléter l’entreprise ainsi que le style de gestion des dirigeants. Par exemple, si le dirigeant gère son entreprise par département, ou par produit, il faudrait bâtir le plan comptable pour faire ressortir ces éléments facilement. Normalement, le dirigeant devrait être capable d’avoir une bonne idée de la rentabilité de son entreprise au premier coup d’œil, sans l’utilisation d’une calculatrice.
Le logiciel comptable
Le choix d’un système comptable bien adapté à la situation de l’entreprise est primordial. Voici les pièges à éviter dans le choix de votre système comptable :
1. La pire chose est de cumuler les papiers et de les apporter une fois par année dans un sac en papier.
2. La deuxième chose à ne pas faire est de compiler vos dépenses dans un fichier Excel et de tenter de mettre sur pied un semblant de système comptable. Le temps que vous perdrez à essayer de faire ressortir votre information vous coûtera probablement plus que le prix d’une licence pour un système comptable. De plus, il y a de bonne chance que votre information soit erronée ou mal adaptée à vos besoins.
3. Utiliser un système comptable trop complexe pour vos besoins et ainsi perdre du temps et de l’énergie à essayer de le faire fonctionner et sortir les rapports pertinents pour une prise de décision optimale.
4. Utiliser un logiciel comptable trop simple qui ne pourra pas comptabiliser vos spécificités et qui, par conséquent, ne vous donnera pas l’information nécessaire pour la gestion de votre entreprise.
La mise à jour régulière de votre comptabilité
Plusieurs personnes ne s’occupent pas de leur comptabilité en se disant trop préoccupées par les ventes ou les opérations de l’entreprise.
Si tel est le cas, utilisez un service d'impartion / externalisation comptable pour s’occuper de maintenir la comptabilité à jour afin que vous puissiez consulter les rapports financiers provenant de votre système comptable. Le plus tôt vous aurez vos chiffres, le plus rapidement vous pourrez réagir à une situation.
Si, par exemple, la vente d’un produit ou d’un service est extrêmement payant, vous voudrez mettre l’emphase sur ce produit et en augmenter le volume. Ou, si vos liquidités diminuent trop rapidement, vous devez en être informé le plus rapidement possible pour éviter un problème de cashflow soit en changeant votre stratégie soit en allant chercher du financement.
En conclusion
Il est extrêmement important d’avoir un système comptable efficace et bien adapté à votre situation pour pouvoir gérer votre entreprise de façon optimale et ainsi prendre des décisions en vous basant sur des informations précises, et ce, dans les meilleurs délais possibles.