Pour voir le vidéo concernant les dépenses d'entreprise déductibles:
Les dépenses d'entreprise sont une partie importante de la gestion financière d'une société. Ainsi, vous voudrez toujours diminuer vos dépenses, dans le but d’augmenter la profitabilité de votre entreprise. La bonne nouvelle est que la plupart des dépenses sont déductibles au niveau du calcul du revenu imposable. En minimisant votre revenu imposable, votre charge fiscale diminuera et vous augmenterez ainsi le bénéfice net de votre entreprise. Il est donc important de comprendre la déductibilité de vos dépenses dans le but d’alléger votre fardeau fiscal.
Les frais d'entreprise déductibles peuvent être divisées en deux catégories : les dépenses admissibles et celles non admissibles.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment déterminer les dépenses d'entreprise déductibles ainsi que les restrictions émises par les gouvernements en vous donnant des exemples concrets pour pouvoir les déclarer correctement.
1. Les principes de base pour les dépenses d'entreprise déductibles
Il existe un principe de base dans la détermination de la déductibilité d’une dépense dans une entreprise: toute dépense raisonnable est déductible si elle a été engagée dans le but de générer un revenu d’entreprise.
Donc, les salaires, les équipements vendus et autres dépenses sont facile à identifier comme étant déductibles. De ce principe de base, les gouvernements ont exclu certaines dépenses dans le but de mieux différencier la portion affaire d’une dépense de type personnel.
Un autre principe est l’espérance de gain et, comme précisé précédemment, la raisonnabilité de la dépense. Ainsi, les autorités fiscales pourraient vous refuser des dépenses si elles ne peuvent envisager un revenu potentiel futur qui pourrait excéder vos dépenses. Par exemple si vous dépensez 100 000$ et que votre espérance de revenu n’est que de 10 000$, les autorités fiscales pourraient ne vous allouer que 10 000$ en dépenses déductibles.
2. Les frais mixtes, personnels et pour affaire
Il existe des frais qui sont encourus en partie pour des dépenses personnelles et en partie pour des dépenses effectuées dans le but de générer un revenu d’entreprise, donc déductibles dans celle-ci. En voici la liste :
Les frais de bureau à domicile;
Les frais liés à l'utilisation d'un véhicule;
Les frais de repas et de représentation;
Un salaire versé à soi-même, à un conjoint ou à un enfant;
Les frais professionnels;
Les frais de voyage;
Les frais d’assurance vie.
Les frais de bureau à domicile
Les dépenses admissibles si vous êtes locataire sont:
Portion du loyer utilisé comme bureau;
% de l’électricité utilisé pour le bureau versus l’appartement total;
Cellulaire pour le bureau;
% de l’Internet pour le bureau;
Dépenses d’entretien mineures;
Papeterie et encre pour imprimante.
Les dépenses admissibles si vous êtes propriétaire sont:
% de l’électricité utilisé pour le bureau versus l’appartement total;
Cellulaire pour le bureau;
% de l’Internet pour le bureau;
Dépenses d’entretien mineures;
Papeterie et encre pour imprimante.
Les frais liés à l'utilisation d'un véhicule
Pour pouvoir déduire les frais liés à l’utilisation de votre véhicule, vous devez être en mesure de prouver que ces frais sont pour affaire et non pas pour vos déplacements personnels.
Si vous avez une société par action, vous avez 2 choix pour vous rembourser vos dépenses :
1. Vous rembourser votre kilométrage en fonction des km effectués pour affaire :
0,68 $ par kilomètre pour les premiers 5 000 kilomètres parcourus en 2023;
0,62 $ par kilomètre pour tous les kilomètres parcourus suivants en 2023.
Une allocation est considérée comme raisonnable si toutes les conditions suivantes s'appliquent :
L’allocation est calculée uniquement selon le nombre de kilomètres parcourus pour affaires dans l'année;
Le taux par kilomètre est raisonnable;
Vous n'avez pas remboursé l'employé pour des dépenses liées à cette utilisation du véhicule, sauf pour l'assurance commerciale supplémentaire, du péage sur les autoroutes ou des frais de traversier, si vous avez calculé l'allocation sans tenir compte de ces remboursements.
2. Vous rembourser les dépenses multipliées par votre % d’utilisation de votre véhicule pour affaire:
Les droits d'immatriculation et les permis;
Le carburant et l'huile;
Les primes d'assurance;
L'intérêt sur l'argent emprunté pour l'achat du véhicule à moteur;
L'entretien et les réparations;
L’amortissement de votre véhicule;
Les frais de location.
Vous devez pouvoir prouver que vous avez utilisé votre véhicule pour réaliser des déplacements
La meilleure façon de démontrer qu'un véhicule est utilisé à des fins commerciales est de conserver un registre exact de tous les déplacements effectués pour toute l'année, en précisant pour chaque déplacement la destination, la raison et la distance parcourue.
Pour chaque voyage que vous avez fait pour gagner un revenu d'entreprise, établissez un relevé et inscrivez-y :
La date;
La destination;
Le but du voyage;
Le nombre de kilomètres parcourus.
Inscrivez également le kilométrage indiqué au compteur de chaque véhicule au début et à la fin de l’exercice.
Si vous changez de véhicule à moteur pendant l'exercice, inscrivez la date et le kilométrage de chaque véhicule au moment de la vente, de l'achat ou de l'échange.
Les frais de repas et de représentation
Les frais de repas comprennent les dépenses engagées pour l'achat de nourriture et de boissons.
Les frais de représentation comprennent :
Le prix des billets d'entrée à des spectacles ou à des manifestations sportives;
Les gratifications;
Le coût de location d'un local où des activités de divertissement se dérouleront comme une suite dans un hôtel ou une loge dans un centre sportif.
De manière générale, le montant que vous pouvez déduire comme frais de repas et de représentation est limité au moins élevé des montants suivants :
50 % des frais réellement engagés et raisonnables dans les circonstances (limite ci-après appelée limite de 50 %);
le plafond basé sur le chiffre d'affaires de l'entreprise.
Pour justification
Gardez tous vos reçus ou preuve de paiement et inscrivez à l’arrière les justificatifs de la dépense. Par exemple le contexte de la dépense et le nom du client.
Un salaire versé à soi-même, à un conjoint ou à un enfant
La première chose à savoir est qu’une entreprise non-incorporée ne peut pas verser un salaire à son propriétaire.
Un salaire versé à un enfant ou à une conjointe est déductible, en autant que les conditions suivantes sont respectées :
Le travail est nécessaire à l’entreprise, c’est-à-dire que si la conjointe ou l’enfant n’effectuait pas le travail, vous devriez engager quelqu’un d’autre;
Le salaire est raisonnable et semblable à ce que vous auriez payé à quelqu’un d’autre;
Le salaire a réellement été payé.
Les frais professionnels
La frontière entre le niveau personnel et affaire pour les dépenses d’honoraires professionnels peut parfois être difficile à déterminer. Par exemple, les frais d’un comptable pour la planification fiscale est déductible dans l’entreprise, alors que la préparation de votre rapport d’impôt personnel n’est généralement pas admissible.
Cela signifie que les frais doivent être liés à vos activités professionnelles.
Les frais de voyage
Lorsque vous effectuez un voyage pour affaire, ces frais sont déductibles dans l’entreprise. Dans le but de justifier les montants, vous devriez garder le détail du voyage, les clients visités ainsi que la raison de votre déplacement.
Si, lors de votre voyage d’affaire, vous décidez de prendre des vacances personnelles, vous devrez faire la part des dépenses attribuables à l’entreprise et les dépenses personnelles.
Les frais d’assurance-vie
L’assurance-vie est une dépense intéressante dans une entreprise. Si vous avez un prêt bancaire et qu’une des clauses du contrat d’emprunt spécifie que vous devez avoir une assurance-vie, cette dépense sera alors déductible.
Si un actionnaire prend de l’assurance-vie dans le but de protéger l’entreprise ou pour générer des fonds lors de son décès, le paiement des cotisations ne sera pas déductible dans l’entreprise. Cependant il peut tout de même être avantageux de prendre une assurance-vie dans la société parce qu’elle n’est pas imposable dans la société et peut être versée par la suite aux actionnaires ou à la succession sans impact fiscal d’aucune sorte.
Étant donné que sortir les montants recus de l’assurance-vie n’est pas imposable, vous prendrez l’assurance-vie dans la société, et malgré que les cotisations ne sont pas déductibles, les paiements sont effectués avant l’imposition au niveau personnel.
3. Les paiements non déductibles dans l’année
Il y a des paiements qui pourraient être déductibles dans l’année ou ne pas l’être. Voici 3 paiements qui entrent dans cette catégorie :
L’achat de matériel de bureau et d’immobilisation;
L’achat de matériel pour la revente, en inventaire;
Le paiement de dividende.
L’achat de matériel de bureau et d’immobilisation
Lorsqu’il y a acquisition de matériel de bureau, de matériel roulant, d’équipement, d’immobilier ou d’amélioration locative, le montant devra être capitalisé et ensuite amorti sur sa durée de vie utile.
Par exemple, l’acquisition de matériel de bureau sera capitalisée et par la suite la dépense au niveau comptable sera amortie sur sa vie utile soit environ 5 ans.
Au niveau fiscal le matériel de bureau est déductible selon un taux de 20% (dans l’année d’acquisition à demi-taux, donc 10%) sur la fraction non amortie du coût en capital (FNACC).
Donc, au niveau fiscal, pour l’acquisition de 10 000$ de matériel de bureau vous pourrez déduire dans votre rapport d’impôt :
Année 1 : 10 000$ X 10% (20% demi-taux) = 1 000$
Année 2 : (10 000$ - 1 000$) X 20% = 1 800$
Année 3 : (10 000$ - 1 000$ - 1 800$) X 20% = 1 440$
Et ainsi de suite pour les années suivantes.
L’achat de matériel pour la revente, en inventaire
On peut déduire au niveau comptable et au niveau fiscal l’achat d’équipements pour la revente, seulement si le bien a été vendu. Sinon, on doit le mettre en inventaire et le déduire dans la période où il sera vendu.
Le dividende
Le paiement de dividende n’est pas déductible contre les revenus de la société. La raison en est qu’un dividende n’est pas une dépense, mais plutôt le versement des bénéfices de la société à ses actionnaires.
Conclusion
Les dépenses d'entreprise déductibles sont une source de réduction d'impôt et de charges pour les entreprises. Il est donc important de comprendre les différents types de dépenses déductibles et comment ces dépenses sont gérées. En effet, ces dépenses peuvent être une source importante d'économies pour les entreprises.